كيفية حماية المستندات وملفات PDF بكلمة مرور باستخدام Office

يتيح لك Microsoft Office تشفير المستندات وملفات PDf ، مما يمنحك القدرة على حماية المستند بكلمة مرور. بمعنى آخر ، إذا قمت بتعيين كلمة مرور على مستند ، فلن يفتحه أحد بدونه.

في مقال اليوم ، سنوضح لك كيفية حماية المستندات وملفات PDF بكلمة مرور. تم إنشاء التعليمات في Office 2016 ولكنها ستعمل مع الإصدارات الأخرى من المكتب أيضًا.

ما مدى أمان حماية المستند بكلمة مرور؟

في السابق من Office 95 إلى Office 2003 ، كان نظام التشفير ضعيفًا للغاية ويمكن تجاوزه بسهولة باستخدام برنامج تكسير كلمات المرور.

في Office 2007 والإصدارات الأحدث ، أخذت Microsoft الأمان بجدية أكبر وانتقلت إلى معيار التشفير المتقدم (AES). الآن ، إذا قمت بتعيين كلمة مرور لمستند ، فسيكون من الصعب للغاية كسرها ، ومن الناحية النظرية سيكون المستند آمنًا تمامًا.

في حماية المستندات ، يمكنك تعيين كلمة مرور لتحرير المستند. أي أن الشخص الذي ليس لديه كلمة مرور سيكون قادرًا على عرض المستندات ، ولكن لن يتمكن من التحرير. يمكن اختراق هذا النوع من الحماية وإزالته بسهولة. لذلك ، إذا قمت بتعيين كلمة مرور ، فمن المستحسن للمستند بأكمله.

التحذير الثاني: يعمل تشفير كلمة المرور بشكل جيد إذا قمت بحفظ المستندات بتنسيقات حديثة مثل docx. إذا قمت بحفظ المستند بتنسيق قديم مثل doc - فسيستخدم المكتب نوع التشفير القديم والضعيف.

بشكل عام ، إذا قمت بحفظ المستندات بتنسيق حديث وقمت بتعيين كلمة مرور للمستند بأكمله ، فستكون مستنداتك آمنة.

كيفية حماية مستندات Office بكلمة مرور

للحماية ، أي تعيين كلمة مرور لأي مستند Office ، تحتاج إلى فتحه أولاً (ربما يكون هذا هو "الأصعب" 🙂). لا يهم إذا قمت بفتح Word أو Excel أو PowerPoint أو Access. في مستند مفتوح ، انتقل إلى "ملف" في الجزء العلوي الأيسر => المعلومات => انقر فوق الزر "حماية المستند" => تشفير بكلمة مرور.

في Word ، يكون هذا الزر هو "حماية المستند" ، في Excel - "حماية المصنف" ، في PowerPoint - "حماية العرض التقديمي" ، في Microsoft Access - حماية كلمة المرور. لكن كل هذا الزر موجود في "التفاصيل".

أيضًا ، باستخدام هذا الزر ، يمكنك ببساطة تقييد التحرير حتى يتمكن الأشخاص الذين ليس لديهم كلمة مرور من رؤية المستند ، ولكن لا يمكنهم التحرير. للقيام بذلك ، حدد "تقييد التحرير". ولكن كما ذكر أعلاه ، فهي ليست آمنة.

أنشئ كلمة مرور وأدخلها ، ثم انقر على "موافق". كلما كانت كلمة المرور أكثر تعقيدًا ، كان من الصعب العثور عليها إذا أدخلت تاريخ ميلادك ككلمة مرور - فلا تتفاجأ إذا تم فتحها دون أي مشاكل. على الرغم من أنك ربما بهذه الطريقة سوف تجعل المرؤوسين يتذكرون عندما يكون لديك عيد ميلاد 🙂 من الأفضل استخدام الأرقام والحروف والعلامات للاحتفاظ بكل شيء.

إذا نسيت كلمة المرور الخاصة بك ، نسيت أمر المستند ، فسيكون من الصعب جدًا كسرها ...

في نافذة التأكيد ، أدخل كلمة المرور مرة أخرى وانقر على "موافق"

الآن احفظ المستند وأغلقه ، وإذا فتحته مرة أخرى ، فستتم مطالبتك بكلمة مرور لفتحه.

لإزالة كلمة المرور - انتقل إلى "ملف" => المعلومات => انقر فوق "حماية المستند" => تشفير باستخدام كلمة مرور => اترك حقل كلمة المرور فارغًا وانقر فوق "موافق" => ستتم إزالة كلمة المرور من المستند.

كيفية إنشاء ملف PDF محمي بكلمة مرور

يمكنك أيضًا تصدير أي مستند Office إلى ملف PDF وحمايته بكلمة مرور.

افتح مستند Office (Word ، Excel ، PowerPoint) => انتقل إلى "ملف" => تصدير => إنشاء مستند PDF / XPS => انقر فوق الزر "إنشاء PDF / XPS"

في النافذة التي تفتح ، حدد "خيارات" => حدد المربع "تشفير المستند بكلمة مرور" وانقر على "موافق"

أنشئ وأدخل كلمة مرور في حقلي "كلمة المرور" و "التأكيد" => انقر على "موافق". حاول ألا تنسى ذلك ، حتى لا تدخل في هواية "ممتعة" مع موضوع "احزر حتى أستطيع الكتابة هنا."

اختر موقعًا لحفظ ملف PDF وانقر فوق نشر.

ابحث الآن عن ملف PDF المحفوظ وحاول فتحه ، عندما تفتحه سيُطلب منك كلمة مرور.

ستتيح لك هذه الوظيفة حماية المستندات المهمة. هذا كل شيء لهذا اليوم ، إذا كان هناك أي إضافات ، فاكتب تعليقات! حظا سعيدا 🙂